KNOWLEDGE SHARING

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Penerapan Sharing Knowledge

Knowledge management adalah media untuk menangkap (capture) knowledge yang ada pada karyawan sehingga tercipta knowledge database yang dapat digunakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan.  Dengan adanya sistem ini diharapkan semua karyawan dapat dengan mudah mengakses, menambahkan, dan menggunakan sumber pengetahuan yang ada dalam perusahaan.  Secara umum, penerapan sharing knowledge di Astragraphia dilakukan dengan tiga pendekatan.

Pendekatan pertama yaitu pendekatan teknologi (techology approach), yang meliputi Network PC untuk semua; SAP sebagai core business process; e-Document Initative (Scanner and Printer untuk semua)-Networked Multi Function Device; Knowledge Portal-DocuShare™; E-mail & Messenger; Getafix, SOL, CAR; e-Learning yang sebelumnya menggunakan Computer Based Training (CBT).   Pendekatan kedua yaitu pendekatan orang (people approach) yang meliputi Knowledge Sharing Forum.  Kegiatan ini merupakan forum untuk berbagi knowledge dan pengalaman serta pemaparan resensi suatu buku yang sedang tren di masyarakat.  Selain itu pelatihan formal (in-class) juga tercakup dalam pendekatan people approach.  Pendekatan ketiga yaitu pendekatan media (media approach) yang meliputi perpustakaan, majalah toner, dan majalah dinding.  Majalah dinding ini terdapat di setiap lantai serta menampilkan antara lain kliping koran, berita duka, event khusus atau kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, information security, dan lain-lain.

Penerapan knowledge management di Astragraphia sebagian besar memanfaatkan software Xerox DocuShare sebagai software untuk memanajemen dokumen.  Selain itu, sharing knowledge juga dibangun dalam aplikasi Solution Online.  Aplikasi ini menyimpan data tentang masalah dan solusi yang tekait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas IT di dalam perusahaan.  Selain itu, karyawan juga dapat menambahkan permasalahan baru apabila permasalahan yang mereka hadapi belum ada dalam database.  Aplikasi lain yang juga mendukung penerapan sharing knowledge adalah Daily Control System (DCS), Electronic Sales Process Control System (e-SPCS), e-Lerning, getafix, Customer Info Media (CIM), dan sebagainya.  Proses penyimpanan, pencarian dan memperoleh kembali informasi tersebut dengan mudah merupakan kunci sukses berhasilnya implementasi knowledge management di Astragraphia.

Pengaruh Penerapan Knowledge Management

Pertama, penerapan knowledge management berpengaruh terhadap kecepatan dan kemudahan para karyawan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan, sehingga secara otomatis mempercepat para karyawan dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya atau mengambil keputusan dan tindakan yang tepat.  Kedua, berpengaruh terhadap peningkatan kecepatan karyawan dalam belajar dan peningkatan pengetahuan para karyawan.  Dengan mudahnya informasi diakses dan diperoleh oleh karyawan maka akan terjadi peningkatan kecepatan karyawan dalam melakukan proses belajar dan proses penyerapan pengetahuan tersebut.

Ketiga, berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas setiap karyawan.  Dengan semakin cepatnya para karyawan dalam menyelesaikan tugasnya, maka semakin tinggi pula produktivitas para karyawan tersebut.  Keempat, berpengaruh terhadap kecepatan karyawan dalam merespon kebutuhan dan masalah yang dihadapi pelanggan.  Kelima, berpengaruh terhadap daya inovasi dan kreativitas karyawan yang disebabkan oleh meningkatnya pengetahuan mereka.

\Manfaat dari Penerapan Knowledge Management

Penerapan knowledge management yang aktif dan efektif yang dilakukan oleh seluruh karyawan Astragraphia serta didukung sepenuhnya oleh pihak manajemennya telah membawa pengaruh positif terhadap internal perusahaan.  Pengaruh positif tersebut dapat memberikan manfaat dan sekaligus menciptakan keuntungan yang akan berguna bagi Astragraphia.  Ada lima manfaat utama dari penerapan knowledge management terhadap internal perusahaan.

Pertama, dengan meningkatknya pengetahuan dan wawasan setiap karyawan berdampak terhadap meningkatnya kemampuan perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan.  Keputusan yang diambil tersebut tidak hanya didasari atas kemampuan para karyawan, tetapi juga didukung atas data, informasi, dan knowledge yang relevan yang tersimpan dalam knowledge management perusahaan, sehingga keputusan yang diambil atau dihasilkan merupakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan.  Manfaat utama yang kedua adalah bagaimana Astragraphia merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan tepat.  Dengan penerapan knowledge management, hal tersebut memungkinkan karena dalam knowledge management perusahaan berusaha memasukan semua data dan informasi mengenai pelanggan.  Selain itu, termasuk di dalamnya juga selalu adan informasi yang diperbaharui mengenai hal yang menjadi kebutuhan pelanggan pada khususnya dan kebutuhn pasar pada umumnya.

Ketiga, dari sisi peningkatan efisiensi cara kerja dan proses.  Hal itu terjadi karena dengan penerapan knowledge management semua sumberdaya perusahaan dimanfaatkan semaksimal mungkin, sehingga setiap karyawan dapat bekerja lebih cepat dan tepat, dan pada akhirnya secara keseluruhan cara kerja dan proses kerja perusahaan mengalami peningkatan efisiensi.  Keempat, Astragraphia selalu menciptakan produk dan jasa yang memiliki suatu solusi yang nilainya dapat melebihi harapan pelanggan atau customer expectation dan dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan.  Dengan adanya knowledge management ini, inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan saja, melainkan seluruh karyawan Astragraphia. Kelima, peningkatan kemampuan dalam berinovasi berdampak pula pada peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang dihasilkan perusahaan.

Read more ...

CODIFICATION

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 
Lecture : Leon Abdillah

DECISION TABLE (TABEL KEPUTUSAN)

Decision table adalah tabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan penyusunan logika di dalam program. Algoritma yang berisi keputusan bertingkat yang banyak sekali akan mudah digambarkan atau disederhanakan dengan menggunakan decision table. Decision table teknik yang digunakan untuk menyederhanakan alur selection structure pada suatu program

STRUCTURE DECISIONTABLE

Decision table tediri dari empat bagian utama
Condition-Stubbagian dari decision table yang berisi kondisi-kondisi yanag akan diseleksi.

Condition-Entry
bagian dari decion table yang berisi kemungkinan-kemungkinan dari hasil seleksi, dimana setiap kondisi yang diseleksi akan punya dua kemungkinan kejadian, terpenuhi atau tidak. Bila ada x kondisi yang diseleksi, maka akan terdapat kemungkinan kejadian, yaitu sebesar N=2x.

Action-Stubbagian tabel yang berisi pernyataan-pernyataan yang akan dikerjakan baik bila kondisi terpenuhi maupun tidak terpenuhi.

Action-Entry
memberi tanda tindakan mana yang akan dilakukan atau tidak dilakukan, seperti tampak pada gambar berikut ini :

	Rules
	1	2	3	...N
Condition Stub		Condition Action	Entry
Action Stub		Action	Entry

Gambar 1. Strcutur Decision Table

Contoh:
Decision table KMS Sharing Culture Di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta adalah perangkat Pemerintah Daerah yang dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya yaitu melaksanakan penanganan, pembinaan dan rehabilitasi sosial kepada Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial di Provinsi DKI Jakarta. Keragaman pengetahuan dan kepakaran di Dinas Sosial menjadi aset yang sangat berharga dalam upaya meningkatkan keunggulan dan kualitas kinerjanya.

Dan diibaratkan dengan sistem Algoritma

Presentase keberhasilan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menerapkan Sharing Culture kepada masyarakat itu >=85 (nilai rata-rata) dan Permprov DKI Jakarta Sukses-berjalan dengan semestinya >=90, ,maka Pemprov DKI Jakarta berhak mendapatkan bonus, dan jika gagal menerapkan Sharing Culture < 85,walaupun masyrakat sebagian ada yang tahu/sekedar informasi saja >=90% maka Pemprov DKI di nyatakan gagal dalam menerapkan Sharing Culutre pada masyrakat DKI Jakarta dengan kata lain tidak mendapatkan bonus.

Langkah-langkah pembuatan Decision table

a.       Menentukan kondisi yang akan diseleksi, yaitu

A.1 Apakah nilai rata-rata >=85? A.2 Keberhasilan >=90%

b.      Menentukan jumlah kejadian yang akan terjadi, yaitu

N=22=4

c.       Menentukan tindakan yang akan dilakukan, yaitu

 C.1. Mendapatkan Bonus (Sukses) C.2. Tidak Mendapatkan Bonus (Gagal)

d.      Mengisi condition entry.

Condition entry diisi sedemikian rupa,sehingga semua kemungkinan kejadian terwakili,Sebagai berikut;

	1	2	3	4
a.       Apakah nilai rata-rata >=85?	Y	Y	N	N
b.      Apakah keberhasilan or tidak keberhasilan >=90%	Y	N	Y	N
a.       Mendapatkan Bonus
b.      Tidak mendapatkan Bonus

Gambar.1.2. Structure decision table permasalahan 1

a.       Mengisi Action entry.

Action entry diisi kolom demi kolom, dari kolom pertama hingga kolom ke-N

	1	2	3	4
a.       Apakah nilai rata-rata >=85?	Y	Y	N	N
b.      Apakah keberhasilan or tidak keberhasilan >=90%	Y	N	Y	N
a.       Mendapatkan Bonus	X	-	-	-
b.      Tidak mendapatkan Bonus	-	X	X	X

Gambar1.3. Cara pengisian decision table permasalahan 1

Keterangannya :
Jika nilai rata-rata >= 85 dan jumlah keberhasilan mencapai 90% Maka mendapatkan Bonus
Jika tidak maka tidak akan mendapatkan Bonus.

Atau

Jika nilai rata-rata >= 85 dan jumlah keberhasilan mencapai >=90% Maka mendapatkan Bonus
Jika nilai rata-rata <85 atau jumlah keberhasilan <90% Maka tidak mendapatkan Bonus.

Read more ...

CAPTURING

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 
Lecture : Leon Abdillah

Interview [10 Question]

Bagaimana membangun budaya knowledge sharing antar pegawai dinas social dalam rangka peningkatan kinerja dan konsep KMS untuk keunggulan pada dinas social provinsi DKI Jakarta?
Mengapa anda memutuskan metode culture sharing di dinas DKI Jakarta ?
Mengapa di perlukan suatu metode untuk mengelolah asset capital ?
Mengapa anda memilih software modular object oriented dynamic learning open source atau MOODLE? Dalam knowledge sharing culture di dinas social DKI Jakarta ?
Manfaat apa saja yang anda dapatkan dalam menerapkan metode sharing culture di dinas DKI Jakarta?
Mengapa anda memilih tema atau judul sharing culture di dinas DKI Jakarta ?
Strategi apa saja yang anda bentuk dalam pengembangan di dinas social knowledge di dinas DKI Jakarta ?
Apa yang menjadi prinsip utama yang mendasari pengembangan knowledge system di dinas social provinsi DKI Jakarta ?
Serelah saya membaca artikel anda, didalamnya ada metode MOODLE, apa yang dimaksud dengan MOODLE ?
Kesimpulan apa yang anda dapat dalam menerapkan metode sharing culture di dinas social DKI Jakarta ?


Questioner [10 Question]
Keterangan :
B : Baik
SB : Sangat Baik
C : Cukup
BR : Buruk

NO	KETERANGAN	B	SB	C	BR
1	Bagaimana Penerapan KMS sharing culture di dinas sosial DKI Jakarta
2	Apakah dengan menerapkan KMS sharing culture pada dinas sosial DKI Jakarta membawa dampak yang baik
3	Apa pendapat anda tentang kinerja yang dibangun pada dinas sosial DKI Jakarta
4	Bagaimana membangun budaya knowledge sharing culture antar pegawai
5	Bagaimana bentuk tekonologi dalam knowledge sharing culture ini
6	Apakah system knowledge sharing culture pada dinas sosial DKI Jakarta  yang diterapkan sudah baik dan mudah untuk di terima?
7	Bagaimana Pelayanan knowledge sharing culture pada dinas sosial DKI Jakarta setelah diterapkannya KMS
8	Bagaimana pengelolahan  KMS knowledge sharing culture pada dinas sosial DKI Jakarta
9	Bagaimana pendapat anda untuk potensi sumber daya pengetahuan sebagai intansible asset pada dinas DKI Jakarta
10	Apakah KMS yang di terapkan di dinas DKI Jakarta sudah sesuai dengan tujuan

Read more ...

OTHER TECHNIQUES TO CAPTURE TACIT KNOWLEDGE

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Lecture : Leon Abdillah

BRAINSTROMING ( ELECKTRONIK BRAINSTROMING)

Brainstorming adalah teknik daya cipta kelompok mendesain timbulnya banyak gagasan untuk latar belakang masalah, pada 1953 metode ialah populariz oleh Alex faickney osborn dalam bukunya mengadakan imajinasi terapan, osborn mengusulkan bahwa kelompok-kelompok bisa menggandakan hasil kreatif mereka dengan brainstorming. Walaupun Brainstorming sudah menjadi teknik kelompok populer, peneliti tidak menemukan bukti keefektifannya karena meningkatkan kuantitas atau kualitas gagasan yang ditimbulkan, karena masalah seperti itu sebagai selingan, sosial bermalas-malasan, kecemasan evaluasi, dan produksi yang bertahan, mendiskusikan kelompok-kelompok adalah sedikit lebih efektif daripada macam kelompok-kelompok lain, dan mereka sebetulnya lebih tidak efektif dari pada individu yang bekerja independently. Di encyclopedia daya cipta, tudor rickards, di pesertanya atas Brainstorming , meringkaskan kontroversinya dan menunjukkan bahaya conflate produktivitas di pekerjaan kelompok dengan kuantitas ideas.walaupun Brainstorming tradisional tidak menambah produktivitas kelompok-kelompok (sebagai diukur oleh jumlah gagasan menghasilkan), masih mungkin menyediakan keuntungan, seperti menaikkan semangat juang, meningkatkan kesenangan kerja, dan memperbaiki kerja tim, dengan begitu, banyak percobaan sudah terpaksa memperbaiki curah-gagasan atau memakai variasi teknik dasar yang lebih efektif.

Jenis jenis Brainstromnig

1. Verbal Brainstroming
2. Nominal Brainstroming
3. Elecktronic Brainstroming

Disini kit akan membahas Elecktronic Brainstroming

Elektronik brainstorming adalah versi terkomputerisasi brainstorming teknik manual. Hal ini biasanya didukung oleh sistem rapat elektronik (Electronic Meeting System) tetapi bentuk yang lebih sederhana juga dapat dilakukan melalui email dan mungkin berbasis browser, atau menggunakan peer-to peer software. dengan sistem pertemuan elektronik, peserta berbagi daftar ide melalui Internet. Ide dimasukkan independen. Kontribusi segera menjadi terlihat untuk semua dan biasanya anonim untuk mendorong keterbukaan dan mengurangi prasangka pribadi. EMS Modern juga mendukung sesi brainstorming asynchronous selama waktu yang lama serta tindak lanjut khas kegiatan di proses pemecahan masalah kratif seperti kategorisasi ide, penghapusan duplikat, penilaian dan diskusi atau kontroversial ide diprioritaskan.

Elecktronik Brainstorming sendiri adalah bertukar gagasan/pikiran melalui media elektronik dalam sebuah kelompok media elektronik yang digunakan biasanya berupa tools seperti GSS (Group Support System). dikasus kami yaitu di KMS Sharing Culture di dinas sosial provinsi DKI Jakarat. Diharapkan dengan menerapkan metode atau teknik Elecktronic Brainstorm para anggota kelompok bisa bertukar pikiran dan memberikan pendapatnya kepada sesama anggotanya dengan menggunakan media elektronik seperti e-mail,browsing diinternet serta alat bantu seperti proyektor dll. agar bisa dengan cepat mengidentifikasi permasalahan yang ada,menentukan alternatif pemecahan masalah, serta mencari sebab-sebab terjadinya permasalahan yang ada di KMS Sharing Culture di dinas sosial provinsi DKI Jakarat.

Metodenya

• Tetapkan masalah
• Membuat memo latar belakang
• Pilih peserta
• Buat daftar pertanyaan memimpin
• Sesi melakukan
• Proses
• Evaluasi
• 
  

Read more ...

Knowledge Management System

Knowledge Management System


lecture : Leon Abdillah

1. Sandika Wurindhana
2. Wahyu Romadhon
3. Juli Evita
4. Devi Astini
5. Dwi Puspita Sari
6. Yuliani

Read more ...